La présente notice relative à la protection des données (la "Notice") décrit la manière dont Elite Office SA, domiciliée au 66, avenue de la Gare, 1920 Martigny ("Elite Office") traite les Données Personnelles (tel que ce terme est défini ci-dessous) des assurés et autres bénéficiaires des institutions de prévoyance gérées par Elite Office (les "Fondations"), de ses administrateurs, de ses fournisseurs et partenaires commerciaux et/ou de toute autre personne physique avec laquelle Elite Office entre en contact ou dont des Données Personnelles lui sont fournies par une des personnes précitées (ensemble les "Personnes Concernées").
Les assurés et autres bénéficiaires des Fondations peuvent par ailleurs accéder à la notice de relative à la protection des données de la/les Fondation(s) concernée(s) sur les liens suivants:
Les Personnes Concernées qui fournissent à Elite Office des Données Personnelles relatives à un proche ou à un tiers doivent transmettre à celui-ci la présente Notice.
La protection des Données Personnelles revêt la plus haute importance pour Elite Office. La présente Notice explique quelles sont les Données Personnelles que Elite Office traite en tant que responsable de traitement, comment nous les utilisons et avec qui nous partageons vos Données Personnelles.
L'évolution de la législation et de nos processus internes requiert des adaptations occasionnelles de la présente Notice. Nous nous réservons donc le droit de procéder à des modifications de la Notice si nécessaire.
Les "Données Personnelles" au sens de la présente Notice comprennent toute information se rapportant à une personne physique identifiée (p. ex. son nom) ou identifiable (p. ex. son numéro AVS).
Les Données Personnelles des Personnes Concernées qu'Elite Office peut être amenée à traiter comprennent notamment les informations énumérées à l'Annexe 1.
Elite Office traite les Données Personnelles en particulier dans les buts suivants:
Elite Office peut traiter les Données Personnelles afin de respecter ses obligations légales et/ou réglementaires, telles que:
Elite Office peut traiter des Données Personnelles afin de respecter ses obligations contractuelles, telles que:
Elite Office peut traiter des Données Personnelles en relation avec les intérêts légitimes qu'elle poursuit, tels que:
Si Elite Office est amenée à procéder à un autre traitement de Données Personnelles à des fins différentes que celles énoncées ci-dessus, Elite Office informe la Personne Concernée et, si nécessaire, sollicite son consentement.
La Personne Concernée reconnaît que, tant qu'elle a autorisé Elite Office à traiter ses Données Personnelles à certaines fins, le traitement en question est licite, sur la base de son consentement. La Personne Concernée peut retirer son consentement en tout temps. Toutefois, son consentement demeure valable pour tout traitement de Données Personnelles effectué antérieurement au retrait de son consentement.
Par ailleurs, le retrait du consentement peut empêcher Elite Office de fournir certaines prestations à la Personne Concernée.
Elite Office n'effectue pas de traitement automatisé de Données Personnelles en vue d'évaluer les caractéristiques des Personnes Concernées (profilage[A1] .
Elite Office se réserve le droit de communiquer ou rendre accessibles les Données Personnelles à:
Elite Office s'engage à ne pas transférer de Données Personnelles à des tiers autres que ceux énumérés ci-dessus, sauf dans des cas signalés ponctuellement aux Personnes Concernées ou en cas d'obligation légale, de décision d'un tribunal, d'une instance gouvernementale, de surveillance ou réglementaire.
Elite Office peut être amenée à divulguer, communiquer, transférer et/ou stocker des Données Personnelles à l'étranger:
Dans le cadre d'un transfert ou un accès hors de Suisse, les Données Personnelles peuvent être accessibles depuis un Etat considéré comme adéquat du point de vue du droit suisse de la protection des données, c'est-à-dire un Etat figurant à l'Annexe 1 de l'Ordonnance sur la protection des données.
Si un tel transfert de Données Personnelles est effectué vers un Etat qui n'offre pas un niveau adéquat de protection des données, Elite Office veillera, si requis par la législation applicable, à mettre en place les garanties contractuelles (p. ex. par le biais de la conclusion de clauses standard de protection des données avec le récipiendaire), organisationnelles et techniques appropriées et/ou à obtenir le consentement de la Personne Concernée.
Toute Personne Concernée peut contacter Elite Office si elle souhaite obtenir des informations additionnelles à ce sujet (voir les coordonnées de contact figurant au ch. 9 ci-dessous).
La période durant laquelle les Données Personnelles sont conservées dépend du délai de conservation légal et réglementaire applicable, ainsi que de la finalité que vise le traitement des Données Personnelles (voir ch. 3 ci-dessus).
Elite Office conserve généralement les Données Personnelles pendant 10 ans après la fin du contrat avec la Personne Concernée ou, s'agissant de Données Personnelles concernant les assurés des Fondations et autres bénéficiaires, 10 ans après la fin du droit aux prestations.
Une durée de conservation plus longue peut notamment se justifier pour permettre à Elite Office d'établir des faits, d'exercer ses droits ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à Elite Office de faire face à une investigation d'une autorité publique, en Suisse ou à l'étranger.
A l'issue de la période de conservation, Elite Office efface ou anonymise les Données Personnelles.
Sous réserve de la règlementation applicable, les Personnes Concernées disposent, en lien avec leurs Données Personnelles, des droits suivants:
Les Personnes Concernées peuvent obtenir des informations additionnelles auprès de la personne de contact dont les coordonnées sont indiquées au chiffre 9 ci-dessous et, si la Personne Concernée estime que la réponse donnée n'est pas satisfaisante, déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html).
Même si la Personne Concernée s'oppose au traitement de ses Données Personnelles, Elite Office est autorisée à poursuivre ce traitement notamment s'il est (i) fondé sur une obligation légale, (ii) nécessaire à l'exécution du contrat auquel la Personne Concernée est partie, (iii) nécessaire à l'exécution d'une mission effectuée dans l'intérêt public ou (iv) justifié par un intérêt légitime prépondérant de Elite Office, y compris la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.
A défaut de disposer de certaines Données Personnelles (ou en cas de demande d'effacement), Elite Office peut ne pas être en mesure de remplir ses obligations contractuelles à l'égard de la Personne Concernée.
Si une Personne Concernée souhaite obtenir des informations additionnelles relatives aux points abordés dans la présente Notice, Elite Office peut être contactée à l'adresse suivante: [email protected]
[<prénom, nom de la personne de contact>], [<adresse email], [n° de téléphone].
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Dernière mise à jour : 11.2025